УРОВЕНЬ: РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ (РОП), КОММЕРЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

Как создать отдел продаж с нуля

Часть 4. Координация
Время чтения 5 мин 25 сек

Как координировать работу отдела продаж

Координация решает две задачи.
1
Наладить взаимодействие отдела продаж с другими отделами
Нужно заранее наладить режим совместной работы с другими отделами. Сотрудники должны уметь совместно устранять проблемы и решать общие задачи. Без вашей наладки люди будут конкурировать за ресурсы и конфликтовать. Сами себя они не организуют.
2
Обеспечить отдел продаж свежей информацией
Для высоких продаж надо снабдить продавцов информацией о товарах в пути, остатках на складах, поступлениях денег от покупателей и вчерашних отгрузках. Наладьте потоки свежей информации. Контролируйте, чтобы она была достоверной, регулярной и поставлялась точно в срок.
Необходимо рассказать персоналу правила и убедиться, что каждый менеджер по продажам понимает, как он взаимодействует с бухгалтерией, отделом закупок, складом, логистикой, службой безопасности, сервисным отделом и другими отделами.

Расскажите порядок, познакомьте новичков с другими службами, убедитесь, что все стороны понимают правила.
Наладьте взаимодействие с отделами
Определите правила взаимодействия сотрудников отдела продаж с сотрудниками других отделов. Обдумайте и напишите скрипты поведения для большинства случаев.
Бухгалтерия
К кому в бухгалтерии обращаться для оформления документов?
Отдел закупок
К кому в отделе закупок обращаться, чтобы узнать, почему на складе нет обещанного товара?
Склад
К кому на складе обращаться, чтобы поставить заявку особо важному клиенту вне очереди?
Доставка
К кому в логистике обращаться, чтобы договориться о срочном возврате товара от неблагонадежного клиента?
За каждым из пунктов стоит задача, которая требует работы двух отделов.

Продавец без оформленных документов не может завершить сделку.

Продавец не может изменить условия поставки товара, который задержался в пути. Продавцу не кому передать информацию о потребности клиентов в новом товаре и скорректировать ассортимент.

Продавец не сможет доставить крупному клиенту товар быстрее, чем конкуренты.

Продавец не сможет быстро забрать у неблагонадежного клиента товар, если неожиданно узнал о его финансовых проблемах.

Выстраивая координацию между отделом продаж и другими отделами вы налаживаете бизнес-процессы. Вы создаете большую добавочную стоимость.
Выстраивая координацию между отделом продаж и другими отделами, Вы создаете большую прибавочную стоимость.
Не ограничивайтесь перечисленными проблемами.

Заранее разработайте скрипты решений типичных проблем: возврат, ускоренная доставка, замена товара, бронирование товара, исправление ошибок в комплектации.
Типичные проблемы
Создайте схему, по которой продавцы будут общаться с другими отделами
Возврат
Кто будет определять, что товар следует вернуть?
Ускоренная доставка
Кто организует срочную доставку крупному или новому клиенту?
Замена товара
Кто администрирует замену одного товара другим, выясняет причины, проверяет качество товара?
Бронирование товара
Кто забронирует товар на складе под крупную сделку и возьмет ответственность за лишение других продавцов многих мелких сделок?
В небольших компаниях продавец звонит напрямую в другой отдел и решает свой вопрос.

В крупных компаниях это регулируется правилами.

Можно найти десятки эффективных координационных решений. Главное – добейтесь автоматического включения в решение проблемы сразу двух отделов.
Обеспечьте продавцов свежей информацией
Назначьте ответственных, которые будут предоставлять отделу продаж актуальную информацию
Бухгалтерия
Поступления денег от клиентов
Отдел закупок
Прогноз поставок на ближайшее время
Склад
Наличие товара
Доставка
Подтверждение своевременной доставки
Продавец без информации об оплате не управляет дебиторской задолженностью и нарушает сроки поставки заказа.

Информированный продавец продает товар в пути и ускоряет скорость движения оборотного капитала.

Продавец вовремя находит ошибку между информационной системой и фактическим товаром на складе, не дает клиенту пустых обещаний. Здесь чем крупнее клиент, тем дороже цена ошибки.

Информированный продавец быстро реагирует на ошибки комплектации, выезжает к клиенту, подтверждает скрытый брак, удерживает сделку. Он помнит, что стоимость удержания клиента в четыре раза ниже стоимости привлечения нового клиента.
Стоимость удержания клиента в четыре раза ниже стоимости привлечения нового клиента.
Всю эту информацию менеджер по продажам не должен добывать самостоятельно, выстраивая «дружеские» отношения с разными подразделениями. Вы должны дать продавцу власть требовать эту информацию для выполнения своей работы.

Когда Вы наладили взаимодействие отдела продаж с другими отделами и обеспечили продавцов свежей информацией, Вы сделали координацию, необходимую при создании отдела продаж.
Следите за новостями в Telegram