УРОВЕНЬ: РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ (РОП), КОММЕРЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

Как создать отдел продаж с нуля

Часть 5 Система контроля
Время чтения 9 мин 45 сек

Как контролировать продавцов

Последний этап - построить систему контроля за работой отдела продаж.

Контроль требует систематичности, регулярности. Не пускайте эту функцию на самотек, избегайте разового контроля или контроля "по случаю".

Цель контроля - достижение плана, корректировка курса к цели.

Эта сложная задача требует постоянной дисциплины и воли от руководителя отдела продаж. Сложность заключается в негативном влиянии контроля на мотивацию продавцов. Об этом мы говорили в третьей части о мотивации. Важно найти правильный баланс.

Найти правильный баланс в контроле

между пользой и вредом
ПОЛЬЗА
Контроль помогает выполнять план продаж, воплощать мечты в реальность и достигать новых высот. Он борется с ленью отдельных сотрудников и помогает им преодолеть самих себя. Контроль помогает оценить реалистичность планов.
ВРЕД
Контроль подрывает доверительные отношения между компанией и сотрудником, создает атмосферу напряженности, парализует творческие процессы. Он забирает время от продуктивного процесса, останавливает желание выкладываться на все 100%.
Найдите баланс.

Как это сделать? Просчитать это невозможно. Много переменных, ситуации разные. Однако ощущая атмосферу в коллективе, вы легко почувствуете, в каком направлении надо сдвигать баланс.

Держите ориентир на творческую атмосферу, в которой люди готовы работать с полной отдачей. Это создаст условия для высоких результатов. Атмосфера страха этому не способствует.
Практические советы
Как сгладить негативный эффект от внедрения системы контроля
Заявите о приоритете доверительных отношений с сотрудниками
Сформулируйте этот принцип публично и придерживайтесь его на деле, отдавайте ему приоритет.
Объясните, что система контроля нужна для общего ритма работы компании
Объясняйте, что не сомневаетесь в эффективности отдельных сотрудников, вы создает ритм, в котором работают все отделы. Всем нужен ритм, в котором компания достигнет поставленных целей.
Ставьте общие цели для компании и персонала
Поясняйте, что когда компания достигает цели, каждый сотрудник получает свою часть выигрыша. Всем надо действовать в одном направлении.
Относитесь к ежедневным отчетам как к системе самоконтроля
Объясните, что сотрудник должен организовать самоконтроль. Контроль со стороны руководства будет стоять на втором плане и вмешается, если самоконтроль перестанет работать.
Возвышайтесь над конфликтами
Не ищите виновных в произошедшем публично. Направляйте участников искать выход из сложившейся ситуации, занимайтесь исправлением. Причины, если они системные, устраняйте позднее, не публично.
Играйте по общим правилам
Распространите контроль на себя. Своим поведением, своей дисциплиной превратите правила контроля в принципы. Это особенно важно в первые месяцы работы компании, когда у сотрудников вырабатываются привычки, правила и традиции.
Обучайте в условиях доверительных отношений с продавцами
Знайте, что при доверительных отношениях между сотрудником и компанией обучение во много раз эффективнее, чем в условиях контроля и диктата. Вы столкнетесь с саботажем в освоении новых знаний и навыков, если построите систему недоверия и насилия.
Действуйте в тех же координатах, которые установили для подчиненных. Тогда система контроля превратиться в принципы лидера. Так Вы создадите доброжелательную атмосферу для творчества в которой все соблюдают правила.
Достичь плана продаж
в три действия
ЕЖЕДНЕВНЫЕ ОТЧЕТЫ
Добивайтесь ежедневного составления отчетов о проделанной работе за день от продавцов.
РАЗБОР ДНЯ
Проводите или организуйте проведение ежедневных разборов дня с каждым менеджером по продажам по каждому визиту.
ИСТОРИЯ ОТНОШЕНИЙ С КЛИЕНТАМИ
Накапливайте статистику продаж и историю отношений с клиентами. Держите в поле зрения длительные периоды работы менеджера по продажам и оценивайте рынок.
Для выполнения трех действий используйте либо дешевую бумажную систему или дорогую электронную CRM, в зависимости от наличия у вас денег и времени.
Организуйте бумажную систему контроля
Не требует больших средств, специальных знаний и обслуживающих специалистов. Внедряется легко за один день.
1
Разработайте бланк ежедневной отчетности
Разработайте бланк ежедневного планирования и отчетности с тремя обязательными колонками: а) наименование клиента, б) цели на день, в) полученный результат и своими показателями.
2
Купите индивидуальные папки для продавцов
Купите папки на кольцах, подпишите их по одной на каждого продавца. Продавцы ежедневно вечером подкалывают туда ежедневный отчет.
3
Выделите место в шкафу
Выделите место в шкафу руководителя отдела продаж, где будут постоянно находится папки, доступные как для продавцов, так и для руководителей.
или внедрите CRM
CRM требует времени на обучение, кастомизацию под нужды компании, отдельного специалиста для обслуживания программы.
1
Выберите CRM, купите и установите
Сделайте анализ конкурирующих программ для своих нужд.
2
Перенесите в нее имеющиеся данные
Назначьте ответственного, кто будет переносить данные в систему.
3
Обучите персонал
Проведите три одинаковых занятия, на которых повторяйте одно и тоже. Так вы ускорите появление нового навыка у продавцов.
4
Запустите тестовый период
Предоставьте людям тестовый период в течения месяца для привыкания к системе и новому бизнес-процессу.
5
Оформляйте заявки ТОЛЬКО через CRM
Исключите любую возможность оформить заявку мимо системы после окончания тестового периода.
Плюсы - предоставление быстрого доступа продавцам к клиентам, их контактам и истории взаимоотношений. В CRM можно реализовать модель "воронки продаж".

Минусы - требует платной информационной и технической поддержки при внедрении. CRM теряет эффективность, если сотрудники не заносятся данные и нарушают алгоритмы.

Бумажная версия системы контроля дешевле дорогой электронной системы, быстрее внедряется, не требует специальных знаний и постоянных расходов при эксплуатации.
Практические советы
Преимущества бумажной версии над CRM
Дешевле
Купите индивидуальные папки на кольцах для продавцов и пачку бумаги.
Быстрее внедряется
Подпишите папки и объясните продавцам порядок заполнения ежедневного отчета.
Проще в использовании
Ошибка, сделанная в ежедневном отчете, остается индивидуальной и не становится общей для всех.
Использует принцип "Трубы продаж"
Поставьте задачу сделать всех потенциальных клиентов покупателями.
При любой системе контроля ежедневно оценивайте результаты работы продавца. Узнавайте о новых сделках, конкурентах и проблемах.

Ежедневный режим контроля даст вам информацию для быстрой реакции на возможности и угрозы, исходящие с рынка. Скорость правильных решений жизненно важна в первые месяцы работы нового отдела продаж. Иначе бизнес может не состояться.

Главная мысль пяти частей: "Важный элемент культуры, увеличивающий продажи - это уважение к работе продавца. Все отделы должны это понимать и способствовать продажам".

Успехов в создании отдела продаж с нуля!
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
1
Этап 1. Планирование
Для планирования отдела продаж используйте модель треугольника. Сбалансируйте три показателя: сумму среднего заказа, количество клиентов на одного продавца и среднюю заработную плату продавца. Выберите географию своих деловых интересов. Посчитайте потенциальных клиентов на территории через ОКВЭД и ОКАТО. Рассчитайте потребность в продавцах. Создайте портрет продавца, запишите требования к его знаниям, навыкам и способностям.
2
Этап 2. Организация
Наймите продавцов. Подготовьте рабочие места. Введите их в должность за 5 шагов. Допустите к работе и включите режим еженедельного обучения. Расскажите новому сотруднику о компании, ее ближайших и долгосрочных целях. Прочитайте базовый тренинг по этапам продаж и проведите однодневную стажировку в поле. Режим микрообучения поддержит рост продаж в течение первого года.
3
Этап 3. Мотивация
Используйте две теории мотивации, извлекая из каждой пользу для продаж. Создайте в компании культуру уважительного отношения к рядовому продавцу со стороны всех сотрудников компании.
4
Этап 4. Координация
Познакомьте продавцов со всеми отделами для быстрых решений проблем. Разработайте алгоритмы решения типичных задач. Обеспечьте продавца необходимой информацией для повседневной работы.
5
Этап. 5. Система контроля
Внедрите систему контроля. Найдите продуктивный баланс между пользой и вредом от контролирующих систем. Создайте позитивную атмосферу для работы, избегайте атмосферы страха. Используйте бумажную или электронную системы контроля в зависимости от того, сколько у вас денег и времени.
Это наш секрет №27. Внедрите его. Он станет Вашим конкурентным преимуществом.
Следите за новостями в Telegram